2017年4月26日,以“聚浪成潮”為主題浪潮合作伙伴大會在烏鎮(zhèn)互聯網國際會展中心舉行,與會嘉賓近3000人。
烏鎮(zhèn)MICE銷售及接待服務團隊有著十年豐富大型活動策劃和保障經驗,每一次憑借個性化的策劃與服務,得到了與會嘉賓的一直信任。
此次,烏鎮(zhèn)團隊提早制定詳細的接待計劃,協調烏鎮(zhèn)旅游股份有限公司配套保障、酒店管理中心、CCO、車船、管家隊、消防等各部門通力合作,細化分工,包括會議日程、住宿、餐飲、場地搭建等方面的準備工作,力求每一環(huán)節(jié)盡善盡美。
1500間客房,有序入住
此次會議房間需求總數高達1500間,在滿足游客住宿需求的同時,如何安排與會人員住宿是此次住宿保障組的首要問題。
住宿保障小組聯動西柵景區(qū)及烏村住房資源,及時調配,充分利用。為保障賓客及時入住,各酒店增加客房線清掃員和前臺接待員,在行李運送方面,及時調動車船,確保行李準確送達相應酒店。
450桌宴會,驚艷開席
此次活動需滿足單日同一場地,兩場不同主題宴會共計450桌嘉賓、4500人次就餐,經過多次探討和實地考察,用餐地點確定為會展中心3號館。烏鎮(zhèn)旅游股份有限公司為保障此次超大型接待,人力資源部會同酒店中心統籌旗下十余家酒店資源,專門制定宴會服務人力和技術保障方案,最終調集90名廚師,130名宴會服務人員、130名傳菜人員,和30名中高層管理人員前后場通力合作,圓滿完成宴會各項接待任務。也創(chuàng)下了省內同一室內場地單日宴會接待量記錄。
烏鎮(zhèn)旅游股份有限公司首席行政總廚陳斌表示,此次活動不僅專門成立了一支集涼菜、熱菜、點心于一體的廚師團隊,還考慮到大型用餐與小鍋菜在菜單編制、烹飪加工和制作標準上都有所不同,特別是在食材的選擇上,既要美味可口又要方便操作,保障大型團隊及時用餐。
大數據支撐,接駁方案高效精準
本次大會參會嘉賓全部入住西柵景區(qū)內各酒店,會議期間每日08:00-09:00將面對數千人從分散駐地至會展中心的大數量、高密度、高效率接駁挑戰(zhàn)。為此,景區(qū)車船管理部立足于嘉賓登記入住各酒店和電瓶車日常運力,結合過往大型會議接駁案例的大數據分析,為本次大會制定三個主要集中上車點,四個??空九_,劃定各酒店(區(qū)域)住宿人員的最優(yōu)乘車點或步行線路,各接駁點運力和接駁總體計劃時間。方案預測引導步行800人,電瓶車載送1700人,43分鐘完成全部接駁。實際執(zhí)行中,在大量嘉賓選擇邊步行邊欣賞景區(qū)風景的情況下,各點聯動調整發(fā)車間隔和車速,增加對步行游客的沿途指引,最終用時45分鐘完成所有嘉賓接駁。精準高效的預案和專業(yè)人性化的應變得到組委會和與會嘉賓的高度贊揚。
4000平方會場,個性搭建
會議開始前一個月著手搭建方案審核,會議開始前5天,景區(qū)配套建設公司、景區(qū)管理公司和相關部門與場地搭建公司進行了3小時對接,商討搭建方案、搭建場地注意事項以及景區(qū)相關配合事宜。每天保持景區(qū)消防隊、酒店安全管理員、銷售和接待人員24小時現場駐點、全力保障各項施工有序安全高效推進。
此次大會的搭建分為兩個部分,一半是會議一半是展覽。此次會議場地正是2016年世界互聯網大會?烏鎮(zhèn)峰會投入使用的烏鎮(zhèn)互聯網國際會展中心中烏鎮(zhèn)廳,具備同聲翻譯等高技術設施,可同時容納3000余人。
同時,會展中心11個分會場和VIP展廳也運用于此次活動中,整個搭建涉及4000多平分米,用時4天。
會務場地搭建期間公司質檢部門、配套保障部門,行政部門等負責人每天都會定時到互聯網國際會展中心對設施設備、燈具、電力等進行安全隱患巡查。
9大論壇,完美配合
此次活動設置了9個分論壇,會議當天,會議服務組、展內引導組、VIP室+媒體專訪組、清潔組、安全消防組、禮賓組、配套保障組等執(zhí)行小組分工進行,確保會議和餐會的進場、散場的安全有序。
細致入微的會前準備,井然有序的會中安排,會后撤場有序,烏鎮(zhèn)MICE銷售及接待服務團隊的每一次會議會展接待都做到有條不紊,協調各部門圓滿完成任務,獲得與會嘉賓的一致好評。
烏鎮(zhèn)互聯網國際會展中心也已面向境內外市場承接各類婚宴、品牌發(fā)布、會議、時裝秀,本年度已舉辦大眾、本田、奔騰三場知名車企新車發(fā)布、中國國際時裝周閉幕大秀等活動,并將于5月舉辦舉世矚目的AlphaGo 與人類圍棋終極對抗!
關鍵字:烏鎮(zhèn),互聯網國際會展中心